Primer paso: conocer la cantidad exacta del presupuesto asignado

Para dividirlo primero hay que conocerlo con exactitud. Por lo tanto, el departamento de finanzas deberá informar dentro del tiempo correspondiente cuál es la cantidad de recursos que se destinaron a marketing y todas las tareas relacionadas con este proceso.

La puntualidad en el dato es muy importante, por lo que hay que asignar una fecha específica y exigir que se respete. En caso contrario siempre será válido ejercer un poco de presión hasta obtener el dato exacto y comenzar a trabajar con base en ello.

Estimar lo que se destinará a cada partida

El Marketing Digital requiere de varios factores para su realización. Cada uno de ellos representa una cuenta en términos financieros. Por lo tanto, luego de saber con exactitud el total del presupuesto, se dividirá en lo siguiente:

-Relaciones Públicas.

-Adquisición de software y todo tipo de programas automatizados.

-Salarios, ya sea fijos o a destajo, para empleados actuales y de nueva contratación, entre los que están marketeros, redactores, editores de contenido escrito, creadores y editores de video, traductores y en general todo aquel elemento que sea valioso para el trabajo realizado.

-Publicidad en medios digitales.

-Publicidad en medios tradicionales, como radio y televisión.

-Gastos técnicos, tales como diseño web y mantenimiento de sistemas.

-Realización de eventos presenciales relacionados con el trabajo de promoción.

-En algunos casos también se incluirá la producción de regalos u otros tipos de productos físicos promocionales.

Elaborando la hoja de cálculo

Cualquier programa regular de cálculo será suficiente para llevar el control del presupuesto. Para tal efecto se abrirán las siguientes columnas:

-Conceptos o categorías: Se anotará cada partida asignada, como las descritas en el punto anterior.

-Presupuesto total: Es decir, la cantidad que se asigna a cada una de ellas.

-Presupuesto erogado: La cantidad que se está gastando conforme transcurre el trabajo realizado.

-Cantidad restante: La diferencia entre las dos columnas anteriores, para saber en todo momento cuánto es con lo que se cuenta luego de realizar cada gasto.

Adicionalmente podrán asignarse porcentajes para conocer el valor de cada columna en estos términos.

Los ajustes al presupuesto

Durante el desarrollo del trabajo surgirán diferencias entre lo asignado y lo erogado. Es aquí donde será necesario realizar ajustes, para lo cual se tomarán en cuenta el comportamiento de las partidas al presentarse tres escenarios posibles:

-Se gastó dinero de más: Suele suceder con frecuencia, ya que otros factores intervienen, tales como el tipo de cambio o gastos de último momento. Sin embargo, un gasto excesivo puede ser señal de una mala planificación del presupuesto, o bien, de un evento extraordinario. Consideremos aquí casos como pérdida de equipos o de datos, por ejemplo. De cualquier forma se documentará el motivo para asignar la cantidad extra requerida.

-La cantidad gastada es prácticamente la misma que se asignó: Salvo pequeñas diferencias, esto será indicador de un trabajo bastante acertado por el departamento de finanzas.

-Se gastó menos dinero de lo estimado: Sorprendentemente, en ocasiones los recursos erogados son menores al presupuesto. Sin embargo esto no siempre será indicador de buena salud financiera, por lo que hay que responder algunas preguntas:

*¿Se gastó dinero en materiales, sistemas de software y salarios de trabajadores con los estándares de calidad requeridos, o bien, se ahorraron recursos sacrificando esta cualidad?

*¿Se eliminó alguna partida por la razón que sea?

El presupuesto y los datos que arroja para las futuras estrategias

Los resultados obtenidos luego de disponer del presupuesto arrojan valiosa información que servirá para las siguientes campañas de Marketing Digital. Por lo tanto, deberá prestarse especial atención a los aciertos y desaciertos para que los futuros presupuestos se realicen de manera mucho más exacta.

La objetividad en el análisis de la información, así como tomar en cuenta las variables que alteraron el resultado, será fundamental para que la información goce de la calidad y veracidad necesarias.

Un presupuesto de Marketing requiere de un extenso tiempo de análisis para su elaboración, así como de una gran responsabilidad para disponer de él. Asimismo, sus resultados deberán ser el punto de partida para las estrategias que se emprendan en un futuro aprovechando el valor de los datos que arroja.