Tienes más de diez ventanas abiertas en tu navegador, te confundiste y cerraste accidentalmente una importante. Lo difícil es que las necesitas todas para trabajar. ¿Te suena conocido? Ahora, imagina que todas esas aplicaciones, páginas, plataformas y bases de datos necesarias para tu trabajo, están disponibles en un solo lugar. Ese lugar es Notion App.

Muchas veces la productividad depende de la digitalización en el trabajo, y Notion es una oportunidad para comprobarlo. Conoce la aplicación que te ayudará a organizar tu empresa y a ti mismo.

¿Qué es Notion App?

Esta aplicación llegó al mercado en 2016. Fue creada por un diverso equipo de profesionales en la ciudad de San Francisco (Estados Unidos). Estaban interesados en las herramientas digitales de trabajo que aumentan la productividad (como Dropbox, Google Drive, Slack, Evernote o Jira), pero algo les hacía ruido: necesitas usar una aplicación para cada tarea, por separado.

Fue así como crearon una plataforma versátil y amplia, que incluyera todas esas tareas que usas para tu trabajo, pero en un solo lugar. Notion es como una gran hoja en blanco, donde puedes completarla con lo que quieras y como quieras.

Su funcionamiento es como armar LEGOS (como ellos mismos lo describen) o una Wiki, ya que la información se organiza en páginas y subpáginas conectadas entre sí.

• Puedes tener toda la documentación, datos y procesos de tu empresa al día. 
• Cada miembro del equipo puede tener acceso a la plataforma, pudiendo ver qué tareas faltan, el calendario de actividades o las metas de cada mes.
• Tiene planes para todas las necesidades, incluso puedes usarlo como un organizador personal.

Sus planes de pago van desde el gratuito hasta el de US$ 8 mensuales por persona (para un team de trabajo). Dependiendo del plan, tendrás más o menos espacio para subir archivos y respaldarlos, más control en las tareas, manejo de seguridad, entre otras opciones. También poseen la opción Enterprise, para corporaciones grandes, que requieran algo a la medida de sus instituciones.

¿Cómo funciona exactamente Notion App?

Notion es bastante libre y dinámica. Luego de registrarte con tu correo en la página principal, podrás empezar a crear desde cero. Al lado izquierdo tendrás una barra de tareas, plantillas y opciones disponibles. En la esquina superior derecha, el menú te ofrecerá funciones parecidas a las de Office: crear texto, borrar elementos, deshacer una acción, insertar archivos, entre otros. Te aconsejamos en 4 simples pasos qué puedes hacer con Notion para ayudarte a usarla y entenderla.

1. Define el uso que le darás a Notion

Puede ser público o privado, o ambos. Si necesitas mostrar el trabajo de tu empresa, puedes crear una página que exhiba su Misión y Visión, las Preguntas Frecuentes de los usuarios, información de sus productos, incluso una galería de imágenes con su trabajo. Notion puede convertirse en un aliado importante para lograr más cercanía con el público de tu empresa y posicionarse como un referente.

Para los procesos internos de tu empresa también hay muchas preferencias. Existen plantillas para Recursos Humanos, Marketing, Ventas, entre otros. Puedes usar una plantilla de “Team Home”, por ejemplo, con información cotidiana de tu empresa, como el calendario de actividades y lista de tareas que puedes marcar y desmarcar. También puedes escribir documentos entre todos los miembros de tu equipo, como Google Docs, o crear tablas tipo Excel.

2. Almacena información compatible con otras plataformas

Si prefieres mantener tus archivos en Dropbox o Drive, puedes insertar sus links en la página de tu empresa. Sin embargo, Notion también permite que subas documentos, fotos y vídeos. De hecho, hay plantillas para tutoriales y entradas de blog, lo que también puede ser muy útil para las necesidades de tu empresa.

3. Cambia las piezas

Notion es muy flexible, y si no te convence el orden de una plantilla, puedes modificarla a tu gusto. Solo con clickear en un elemento, puedes arrastrarlo y moverlo por el espacio en blanco. Así también jerarquizas la información y decides qué elementos mantener. Además, puedes añadir emojis a los nombres de tus categorías y así reconocerlas fácilmente.

Disminuye tu carga de trabajo

Al final del día tendrás un solo espacio con tus bases de datos, listas de tareas, archivos, calendario y metas, por nombrar algunos elementos. Como es un espacio colaborativo, Notion puede potenciar tu trabajo en equipo y mejorar su comunicación.

De esa manera, todos y todas podrán saber dónde ingresar, en qué lugar se ubican sus responsabilidades del día y darles check al terminarlas. La información estará actualizada, ordenada, gracias a la colaboración del equipo completo. Incluso pueden crear repositorios de comentarios e ideas, para implementarlos a futuro.

Notion App está disponible para Mac, iOS, Android y Windows. Si lo deseas, puedes quedarte con su plataforma web y usarla sin problemas, en lugar de descargar la aplicación.