Tutorial Smartsheet: ¿Cómo funciona esta herramienta?

Publicado el 3 agosto, 2017 por

En su web oficial, se afirma que Smartsheet, es la plataforma líder en trabajo colaborativo y que es utilizada por más del 50% de las compañías Fortune 500. Es decir que más de 250 de las mayores empresas estadounidenses de capital abierto a cualquier inversor la respaldan.

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¡Y no es para menos! Esta herramienta de marketing digital para optimizar el trabajo en equipo cuenta con múltiples funcionalidades, como cruzar datos entre diferentes hojas de trabajo, asignar roles a cada miembro del equipo, crear listas de tareas, generar previsiones de ventas, documentar estrategias de contenido y hasta diseñar diagramas de Gantt. Aprender a usarla es de lo más sencillo porque no requiere conocimientos complejos. Toma nota:

Crea una cuenta

Solo tienes que introducir tu dirección de correo electrónico en el espacio diseñado para ello. Lo confirmas haciendo clic en el enlace que la plataforma envía a tu bandeja de entrada, generas una contraseña ¡Y listo!

Crea un proyecto


Ahora que sabes qué es Smartsheet y has creado tu cuenta, puedes empezar a trabajar en tus proyectos. Para ello, debes dar clic en el botón “Crear Nuevo”, ubicado en la parte superior de la ventana.

Luego seleccionas una plantilla de acuerdo con las especificaciones del trabajo que vas a realizar. Inmediatamente el sistema te pedirá que llenes un pequeño perfil, consistente en el nombre y rol con los que te verán los demás integrantes del equipo.

Personaliza tu proyecto

Trabajar en tu proyecto es de lo más sencillo. La interfaz es bastante dinámica y fácil de entender. Además, la mayoría de las funcionalidades se basan en movimientos del ratón tipo “arrastrar y soltar”.

Invita a los miembros del equipo


Más allá de saber qué es Smartsheet, hay que comprender que su plus más importante es que permite que los integrantes de un equipo trabajen en un mismo proyecto de manera remota y sin importar su ubicación.

Así que en la parte inferior de la ventana encontrarás la opción “Uso Compartido”. Allí puedes invitar por correo electrónico a los profesionales que consideres y asignarles distintos roles y permisos de trabajo.

En esa misma barra encontrarás, entre otras opciones, los botones: “Adjuntar Documentos”, “Administrar notificaciones”, “Solicitar actualizaciones” “Añadir comentarios” y “Crear formularios”.

Esta última opción es bastante interesante. Permite insertar el formulario en un una web o enviarlo por correo electrónico, y al ser diligenciado por el usuario se incrusta al final de la hoja del proyecto en el que estás trabajando.

Con estos pasos, ya tienes las nociones básicas para manejar la plataforma. Lo demás es explorarla y aplicar la lógica al utilizar cada una de las funcionalidades que ofrece. Añádela a tu cajón de herramientas para editores de contenidos ¡Que la distancia no sea excusa para no trabajar en equipo!


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