Qué es Calendly y por qué lo necesitas inmediatamente

Publicado el 25 julio, 2019 por

Indudablemente, planear y organizar reuniones es una tarea que te quita tiempo e implica de mucha coordinación y cooperación cuando se trata de agendar juntas con equipos grandes de trabajo.

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Esta simple tarea se convierte en una labor tediosa ya que si se habla de organizar reuniones con distintas áreas dentro de una organización los horarios y fechas disponibles de cada uno suelen ser muy diferentes.

A su vez, existe la cansada tarea de estar enviando recordatorios para que a nadie se le olvide ya que, aunque hoy en día la mayoría de las personas cuentan con un calendario sincronizado a sus correos electrónicos, la gente suele olvidarse de asistir o conectarse a las reuniones.

Calendly es una herramienta no sólo facilita y soluciona estos problemas, sino que también provee otras funciones que te ayudan a eficientar tus tareas diarias y a organizar flujos de trabajo.

Se podría decir que Calendly es un software de tipo organizacional, porque precisamente tiene como meta organizar y optimizar tu agenda completamente, automatizando el proceso de cierre de reuniones o citas laborales.

¿Cómo funciona Calendly?

Según tus necesidades y tu profesión puedes elegir entre los paquetes que ofrece este software. Sus posibilidades y herramientas internas varían un poco dependiendo de los mismos. Ahora bien, cuando ingreses al sitio web de Calendly tendrás la oportunidad de probar una versión pro por 15 días para conocer un poco más de cómo opera.

Ahora bien, sea cual sea la versión que elijas el proceso de configuración es muy sencillo. Para empezar a disfrutar de sus ventajas únicamente necesitas un correo electrónico y una contraseña o registrarte casi automáticamente con tu usuario de Google. 

A continuación, Calendly te muestra un calendario donde necesitarás indicar cuáles son tus horarios laborales y los días que trabajas. Es decir, por default en la pantalla las horas señaladas son de 9:am a 5:pm de lunes a viernes. No obstante, si tu sueles trabajar solo medio día toda la semana podrás seleccionar el horario de 8:00 am a 2:00 pm de lunes a domingo, por ejemplo.

Calendly también le pregunta al usuario el rol que tiene dentro de la empresa donde trabaja como lo podría ser Ventas y Marketing. Te preguntarás por qué. El razonamiento detrás de esto es facilitar la experiencia de usuario y mejorar el soporte para que sea más personalizado según el área específica.

Con estos sencillos pasos ya podrás comenzar a agenda citas que pueden variar entre 15, 30 y 60 minutos. Cabe mencionar que este software está diseñado para que se sincronice con los calendarios más utilizados a nivel mundial como lo son iCloudCalendar, Google Calendar y Office 365 Calendar. De esta manera ni tu ni nadie de tu equipo tendrá problemas a la hora de visualizar sus reuniones.

Ventajas de Calendly

Hasta ahora ya sabes qué es Calendly pero ¿realmente qué beneficios extras te puede proveer este software?

  • Reduce el número de personas que no se presentan a las reuniones al enviar notificaciones constantes por email.
  • Te da la opción para añadir tiempo extra antes o después de los eventos.
  • Puedes programar el límite de citas que tienes durante el día para no saturarte.
  • Evita la programación reuniones de último minuto para que tengas tiempo suficiente para prepararte.
  • Detecta la zona horaria de los invitados para que no existan confusiones.
  • Permite que remuevas el logotipo y estilo gráfico de Calendly para adaptarlo a los lineamientos de diseño de tu organización.
  • Ofrece cientos de opciones para personalizar las visualizaciones de tus calendarios y las reuniones: citas uno a uno, grupales, con clientes externos, etc.

Una de las grandes ventajas de este software es que con un simple código puedes integrar el calendario a tu sitio web si es que te gustaría que posibles clientes puedan ver tu disponibilidad. Además, que como se mencionó anteriormente las personas externas a Calendly pueden ser invitados y asistir a citas que tu coordines con la simple acción de compartir un enlace.

No obstante, es ideal para cualquier tipo de negocio ya que tiene funciones únicas para el sector de Educación, para entrepreneurs o consultores. De hecho, Calendly permite que se hagan pagos directos por PayPal así que si tu cobras por una consultoría el cargo se hará automático y no tendrás que preocuparte por la cobranza de tus reuniones.

Por último, vale la pena mencionar el excepcional trabajo que puede desempeñar este software para el equipo de Recursos Humanos ya que tiene funciones únicas para darle seguimiento al proceso de reclutamiento: programando llamadas, indicando quiénes fueron las personas aprobadas para una segunda entrevista, etc.

Qué esperas para darle una oportunidad a Calendly y agilizar las reuniones y tareas de tu negocio.

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